Radni dan ne postaje produktivniji samo zato \u0161to du\u017ee ostajemo za ra\u010dunarom ili uspevamo da obavimo \u0161to vi\u0161e zadataka. \u010cesto se de\u0161ava upravo suprotno: sati prolaze u odgovaranju na poruke, kratkim sastancima i re\u0161avanju neplaniranih problema, dok najva\u017eniji posao ostaje za kraj dana. Zbog toga efikasnost ne zavisi samo od koli\u010dine ulo\u017eenog vremena, ve\u0107 i od na\u010dina na koji organizujemo obaveze, raspore\u0111ujemo energiju i reagujemo na svakodnevne prekide.<\/p>\n\n\n\n
Dobra organizacija ne mora da podrazumeva komplikovane sisteme niti strogo isplaniran svaki minut. Nekoliko konkretnih promena mo\u017ee pomo\u0107i da se zadaci zavr\u0161avaju br\u017ee, da se smanji nepotreban stres i da na kraju radnog vremena ostane jasniji ose\u0107aj da je posao zaista obavljen.<\/p>\n\n\n\n
Po\u010detak dana odre\u0111uje \u0161ta \u0107e zaista biti zavr\u0161eno<\/strong><\/p>\n\n\n\n Jedna od \u010destih gre\u0161aka u organizaciji posla jeste zapo\u010dinjanje dana proveravanjem elektronske po\u0161te i poruka, bez prethodnog plana. Na taj na\u010din tu\u0111i zahtevi odmah postaju prioritet, \u010dak i kada postoje zadaci koji su va\u017eniji za sopstveni posao ili ciljeve tima.<\/p>\n\n\n\n Prakti\u010dnije re\u0161enje je da se na po\u010detku radnog dana odvoji pet do deset minuta za pregled obaveza. Umesto duga\u010dke liste od petnaest ili dvadeset stavki, korisno je izdvojiti tri najva\u017enija zadatka koja bi trebalo zavr\u0161iti tog dana. Ostale obaveze mogu se rasporediti prema hitnosti i vremenu koje zahtevaju.<\/p>\n\n\n\n Na primer, zaposleni koji treba da pripremi ponudu za klijenta, odgovori na nekoliko desetina mejlova i prisustvuje sastancima mo\u017ee najpre da odredi termin za izradu ponude. Ako je taj zadatak va\u017ean za dalji tok posla, ima smisla zavr\u0161iti njegov najve\u0107i deo pre nego \u0161to po\u010dnu \u010desti prekidi. Odgovaranje na poruke mo\u017ee se rasporediti u nekoliko kra\u0107ih termina tokom dana, umesto da se po\u0161ta proverava na svakih nekoliko minuta.<\/p>\n\n\n\n Plan treba da bude realan. Ako se za jedan zadatak procenjuje da zahteva dva sata koncentrisanog rada, nije korisno smestiti ga izme\u0111u dva sastanka od po pola sata. Bolje je ostaviti dovoljno vremena za zavr\u0161etak nego stalno prebacivati nedovr\u0161ene obaveze u slede\u0107i dan.<\/p>\n\n\n\n Manje prekida zna\u010di vi\u0161e vremena za va\u017ean posao<\/strong><\/p>\n\n\n\n Prebacivanje pa\u017enje sa jednog zadatka na drugi \u010desto deluje bezazleno. Kratak odgovor na poruku, provera obave\u0161tenja ili razgovor sa kolegom mogu trajati svega nekoliko minuta, ali povratak na slo\u017een posao zahteva dodatno vreme i ponovno usmeravanje pa\u017enje.<\/p>\n\n\n\n Zato je korisno odrediti periode tokom kojih se radi bez nepotrebnih prekida. To ne zna\u010di da zaposleni treba da budu nedostupni kolegama, ve\u0107 da se komunikacija organizuje tako da ne ometa svaki zadatak pojedina\u010dno.<\/p>\n\n\n\n Jedan prakti\u010dan pristup je rad u blokovima od 30 do 50 minuta, nakon kojih sledi kratka pauza. Tokom tog perioda mogu se isklju\u010diti nepotrebna obave\u0161tenja, zatvoriti kartice koje nisu povezane sa poslom i unapred pripremiti dokumenti koji su potrebni. Za zadatke koji zahtevaju du\u017eu koncentraciju, poput analize podataka, pisanja izve\u0161taja ili planiranja projekta, ovakav na\u010din rada mo\u017ee biti posebno koristan.<\/p>\n\n\n\n Va\u017eno je razlikovati prekide koji su zaista neophodni od onih koji su postali navika. Ako se od zaposlenog o\u010dekuje da odmah odgovori na svaki mejl, poruka ili zahtev, te\u0161ko je napraviti prostor za zadatke koji zahtevaju ozbiljnije razmi\u0161ljanje. Jasni dogovori unutar tima o tome kada se o\u010dekuje hitna reakcija, a kada odgovor mo\u017ee da sa\u010deka, mogu zna\u010dajno da olak\u0161aju organizaciju rada.<\/p>\n\n\n\n Sastanci treba da imaju jasnu svrhu<\/strong><\/p>\n\n\n\n Sastanci mogu da ubrzaju dono\u0161enje odluka i pomognu timu da uskladi aktivnosti, ali samo ako postoji razlog zbog kojeg se svi u\u010desnici okupljaju. Sastanak bez dnevnog reda lako se pretvara u razgovor tokom kojeg se otvaraju nove teme, dok se konkretni problemi ne re\u0161avaju.<\/p>\n\n\n\n Pre zakazivanja sastanka korisno je postaviti jednostavno pitanje: da li je razgovor u\u017eivo ili putem video-poziva zaista neophodan ili se ista informacija mo\u017ee preneti kratkom porukom? Ako je sastanak potreban, poziv bi trebalo da sadr\u017ei temu, cilj i vreme trajanja. Za ve\u0107inu kratkih operativnih dogovora dovoljno je 15 do 30 minuta, pod uslovom da su u\u010desnici unapred upoznati sa onim o \u010demu treba da razgovaraju.<\/p>\n\n\n\n Na kraju sastanka treba jasno odrediti ko preuzima koji zadatak i do kada. Umesto zaklju\u010dka da \u0107e tim \u201enastaviti da radi na projektu\u201d, korisnije je zabele\u017eiti da jedna osoba priprema predlog, druga proverava podatke, a tre\u0107a daje kona\u010dno odobrenje do odre\u0111enog datuma.<\/p>\n\n\n\n Ovakav pristup smanjuje potrebu za dodatnim sastancima i dugim prepiskama u kojima se naknadno utvr\u0111uje ko je \u0161ta trebalo da uradi.<\/p>\n\n\n\n Energija zaposlenih zavisi i od pauza i ishrane<\/strong><\/p>\n\n\n\n Efikasnost nije samo pitanje rasporeda i radnih alata. Na koncentraciju uti\u010du i umor, nedovoljno kretanja, preskakanje obroka i dugo sedenje bez odmora. Kada zaposleni nekoliko sati rade bez pauze, te\u017ee odr\u017eavaju pa\u017enju, a jednostavni zadaci mogu da traju du\u017ee nego \u0161to je potrebno.<\/p>\n\n\n\n Kratke pauze tokom dana mogu pomo\u0107i da se pa\u017enja osve\u017ei. To mo\u017ee biti nekoliko minuta hodanja, istezanje, udaljavanje od ekrana ili kratka promena radnog okru\u017eenja. Za zaposlene koji ve\u0107i deo dana provode za ra\u010dunarom, korisno je da povremeno ustanu i naprave kratku pauzu od sedenja.<\/p>\n\n\n\n Ishrana je jo\u0161 jedan prakti\u010dan deo organizacije radnog dana. Ako zaposleni nemaju dovoljno vremena da iza\u0111u na ru\u010dak, \u010desto se oslanjaju na grickalice ili odla\u017eu obrok do zavr\u0161etka radnog vremena. Jedno od re\u0161enja jeste da se pauza unapred planira i da u blizini postoji odgovaraju\u0107a opcija za obrok.<\/p>\n\n\n\n