Završetak zajedničkog projekta predstavlja važnu tačku u poslovnom odnosu. Meseci planiranja, sastanaka, donošenja odluka i rešavanja različitih zadataka stvaraju iskustvo koje može biti osnova za buduću saradnju. Nakon realizacije dogovorenog posla, zahvalnost partnerima pokazuje da se njihov doprinos prepoznaje i da poslovni odnos nije posmatran samo kroz rezultat projekta.

Način izražavanja zahvalnosti treba da odgovara vrsti i trajanju saradnje. Nekada je dovoljna pisana poruka ili organizovan završni sastanak, dok u drugim situacijama poslovni poklon može dodatno obeležiti završetak zajedničkog posla. Važno je da takav gest bude primeren poslovnom odnosu i da ne stvara osećaj obaveze. Kada poklon ima jasnu namenu i može da se koristi i nakon završetka projekta, zahvalnost dobija i praktičnu vrednost.

Zašto završetak projekta može biti dobar trenutak za poslovni poklon?

Tokom realizacije projekta pažnja je uglavnom usmerena na rokove, zadatke, troškove i postizanje dogovorenih rezultata. Tek nakon završetka svih aktivnosti nastaje prostor da se saradnja sagleda kao celina i da se prepozna doprinos ljudi koji su u njoj učestvovali. Poslovni poklon u tom trenutku može imati jasno značenje jer se povezuje sa konkretnim povodom. Ne uručuje se nasumično niti samo zato što određeni datum nalaže poslovno darivanje, već označava završetak zajedničkog rada i zahvalnost za ostvarenu saradnju.

Poslovno darivanje kao znak zahvalnosti može odražavati i vrednosti kompanije, pa pri izboru treba razmišljati i o poruci koju poklon prenosi

Takav trenutak može biti posebno značajan kod projekata koji su trajali više meseci ili zahtevali čestu komunikaciju između različitih timova. Poslovni partneri tokom tog perioda razmenjuju informacije, usklađuju odluke i zajedno rešavaju probleme koji se pojavljuju tokom rada. Poklon nakon završetka projekta može predstavljati jednostavan način da se taj zajednički doprinos prepozna. Pri tome njegova novčana vrednost nije najvažniji kriterijum. Mnogo je važnije da odgovara poslovnom odnosu i da ne deluje neprimereno u odnosu na povod.

Završetak jednog projekta često predstavlja i period u kojem se razmatraju naredne aktivnosti. Zato poslovni poklon može imati dodatni smisao kada je povezan sa predmetima koji će se koristiti tokom budućeg rada. Notes, rokovnik, olovka, torba ili drugi predmet namenjen poslovnom okruženju može nastaviti da bude prisutan i nakon što je prvobitni projekat završen. Na taj način zahvalnost ostaje povezana sa konkretnim iskustvom saradnje, dok istovremeno ostavlja prostor da se profesionalni odnos nastavi kroz nove poslove i zajedničke projekte.

Kako odabrati poklon prema trajanju i vrsti poslovne saradnje?

Izbor poslovnog poklona treba povezati sa odnosom koji se tokom projekta razvio između kompanija. Saradnja koja je trajala nekoliko nedelja i bila usmerena na jedan konkretan zadatak razlikuje se od višegodišnjeg odnosa u kojem su partneri zajedno realizovali više projekata. Kod kraćih saradnji prikladni mogu biti jednostavniji predmeti za svakodnevni rad, dok duži poslovni odnos pruža više informacija o navikama, potrebama i načinu rada partnera. To omogućava precizniji izbor proizvoda koji će imati stvarnu primenu.

Važna je i priroda zajedničkog posla. Partnerima koji često rade na sastancima, dokumentaciji i planiranju projekata mogu odgovarati proizvodi namenjeni kancelarijskom radu. Ako saradnja podrazumeva česta putovanja, obilazak lokacija ili rad van kancelarije, više smisla mogu imati predmeti koji se lako nose i koriste u pokretu. Poklon tako ne treba posmatrati odvojeno od okolnosti u kojima je poslovni odnos nastao.

Vrednost poklona takođe treba da ostane primerena odnosu između kompanija. Pažnja uložena u izbor poklona može jasnije pokazati zahvalnost od njegove cene. Zato praktičan predmet usklađen sa vrstom saradnje često ima više smisla od skupog poklona koji ne odgovara potrebama partnera.

Zašto rokovnici za poklon mogu imati smisla nakon završetka projekta?

Završetak projekta obično donosi sređivanje beleški, pregled ostvarenih rezultata i pripremu novih poslovnih obaveza. Upravo u takvom trenutku rokovnici za poklon mogu dobiti praktičnu namenu. Mogu se koristiti za zapisivanje narednih sastanaka, novih zadataka, ideja i rokova, pa njihova upotreba nije vezana samo za projekat koji je upravo završen. Time poslovni poklon dobija mogućnost da ostane prisutan tokom narednog perioda rada.

Rokovnik ima smisla posebno kod partnera čiji posao podrazumeva česte sastanke, vođenje beleški ili planiranje većeg broja aktivnosti. Pri izboru treba razmotriti format, raspored stranica i prostor za zapisivanje. Veći model može odgovarati radu u kancelariji, dok se manji lakše nosi na sastanke i poslovna putovanja. Nedatirani rokovnici mogu biti praktični kada se poklon ne uručuje krajem ili početkom kalendarske godine, jer njihovo korišćenje može početi u bilo kom trenutku.

Oznaka kompanije može dodatno povezati poklon sa završenom saradnjom, ali ne mora da zauzima veliki deo korica. Diskretno postavljen naziv ili logo omogućava da se zna od koga poklon potiče, dok sam proizvod ostaje pogodan za svakodnevnu poslovnu upotrebu. Tako rokovnik može postati podsetnik na prethodnu saradnju svaki put kada se koristi za planiranje nekog novog zadatka ili projekta.

Kako odrediti kome je poslovni poklon namenjen?

Kod projekata u kojima učestvuje veći broj ljudi nije uvek jednostavno odrediti kome treba uručiti poslovni poklon. Prvi korak predstavlja sagledavanje strukture saradnje. Potrebno je razlikovati osobe koje su donosile ključne odluke, članove tima koji su svakodnevno učestvovali u realizaciji i druge saradnike koji su bili uključeni samo u pojedine faze projekta. Takva podela pomaže da se pokloni rasporede prema stvarnom učešću, umesto samo prema funkcijama navedenim u poslovnoj hijerarhiji.

Ako je projekat realizovao čitav tim, zahvalnost usmerena samo na jednu osobu može zanemariti doprinos ostalih učesnika. U takvim situacijama moguće je pripremiti iste ili slične praktične predmete za članove tima, dok se drugačiji poklon može nameniti kompaniji kao celini. Važno je da razlike između poklona imaju razumljiv razlog i da ne stvaraju nepotrebnu podelu među ljudima koji su zajedno radili na projektu.

Pre konačne odluke treba uzeti u obzir i interna pravila partnerske kompanije. Pojedine organizacije imaju ograničenja koja se odnose na prihvatanje poslovnih poklona, njihovu vrednost ili način evidentiranja. Provera takvih pravila može sprečiti neprijatnu situaciju prilikom uručenja. Poslovni poklon tada ostaje ono što bi prvenstveno trebalo da bude — primeren znak zahvalnosti za doprinos uspešno završenoj saradnji.